Vous avez ouvert un compte Claude (ou ChatGPT), posé quelques questions, et obtenu des réponses correctes mais un peu génériques ? C'est normal : par défaut, l'IA ne sait rien de vous, de votre entreprise ni de vos dossiers. Bien utiliser Claude commence par trois réglages qui prennent moins de quinze minutes et changent radicalement la qualité des réponses.
Dans cet article, nous détaillons ces trois actions, pas à pas, avec des exemples concrets pour une PME. Elles fonctionnent aussi dans ChatGPT, avec des menus légèrement différents.
Un assistant d'IA générative comme Claude répond à partir de ce que vous lui donnez. Si vous écrivez simplement « Aide-moi à relancer un client », il ne sait pas si vous dirigez une start-up de dix personnes, une multinationale ou une entreprise du BTP. Il produit donc une réponse moyenne, valable pour tout le monde, et donc utile pour personne en particulier.
La plupart des utilisateurs compensent en réexpliquant leur contexte à chaque conversation. C'est une perte de temps considérable, et c'est surtout la raison pour laquelle beaucoup de dirigeants concluent trop vite que « l'IA, ça ne marche pas pour nous »
Le premier réflexe à prendre, c'est de remplir vos préférences personnelles. Ce court texte est pris en compte dans toutes vos conversations, sans que vous ayez à le répéter.
Dans Claude, cliquez sur votre nom en bas à gauche, puis allez dans Paramètres, puis Compte (ou Profil selon la version). Vous y trouverez un champ dédié aux préférences personnelles. Dans ChatGPT, l'équivalent s'appelle « Personnalisation » ou « Instructions personnalisées ».
Pas besoin d'un roman. Trois ou quatre phrases suffisent, à condition de couvrir trois éléments : qui vous êtes, comment vous voulez qu'on vous réponde, et ce que l'IA doit faire en cas de doute. Voici un exemple pour un dirigeant de PME :
« Je suis dirigeant d'une PME de trente personnes dans le BTP. Réponds en français, de façon concise, avec des exemples concrets pour une petite entreprise. Si ma demande est floue, pose-moi une question avant de répondre. »
Le résultat est immédiat : fini les réponses génériques qui parlent de multinationales. Vous pouvez enrichir ce texte avec votre rôle exact, vos clients types ou le ton que vous utilisez avec eux. Évitez simplement d'y mettre des informations sensibles ou confidentielles.
Deuxième erreur fréquente : tout mélanger dans des conversations ouvertes au hasard. Une question sur un devis, puis un e-mail RH, puis une relance client, le tout dans des fils sans lien entre eux. Résultat, il faut tout réexpliquer à chaque fois.
La solution, ce sont les Projets. Un Projet est un espace dédié à un sujet, dans lequel vous déposez une fois pour toutes les documents et les consignes utiles. Chaque nouvelle conversation ouverte dans ce Projet connaît déjà tout le contexte.
Imaginons que vous suiviez un client important avec des échanges réguliers. Vous créez un projet nommé « Suivi Client 1 », et vous y ajoutez tous les éléments important concernant le client.
Désormais, quand le client vous envoie une nouvelle demande, vous ouvrez une conversation dans ce projet et vous écrivez simplement :
« Voici sa nouvelle demande. Prépare une réponse dans le même ton que d'habitude et un devis sur la base de nos devis types. »
Claude sait déjà de qui il s'agit, quels prix vous pratiquez et comment vous lui écrivez. Plus besoin de tout réexpliquer.
C'est là que ça devient vraiment intéressant. Les deux premiers réglages donnent du contexte à Claude. Le troisième lui donne accès à vos vraies données de travail : e-mails, agenda, documents partagés.
Dans Claude, allez dans Paramètres, puis Connecteurs. Vous y trouverez notamment Microsoft 365 (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) et Google (Gmail, Agenda, Drive). Cliquez sur celui que vous utilisez, connectez-vous avec votre compte professionnel et validez les autorisations. Selon votre offre, l'activation peut devoir passer par l'administrateur de votre organisation.
Une fois la connexion faite, vous pouvez poser des questions qui portent directement sur votre activité. Par exemple, un lundi matin :
« Résume les e-mails importants reçus depuis vendredi et dis-moi lesquels demandent une réponse aujourd'hui. »
En quelques secondes, vous obtenez une synthèse triée par priorité, au lieu de passer une demi-heure à parcourir votre boîte de réception.
Connecter sa messagerie, c'est donner à l'IA un accès en lecture à des informations sensibles. Avant de le faire, vérifiez la politique de votre entreprise, les conditions de votre abonnement en matière de confidentialité des données, et privilégiez les offres professionnelles (Team ou Enterprise) plutôt qu'un compte personnel.
Bien paramétrer Claude, c'est un excellent début. Transformer durablement votre façon de travailler grâce à l'IA, c'est notre métier. Que vous vouliez former vos équipes ou déployer l'IA générative dans vos processus, nous vous accompagnons de A à Z. Vous pouvez visiter notre page dédiée à notre offre CPF IA, ou bien découvrir comment on peut accompagner votre entreprise avec une offre de formation IA.
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